IDEA Consultant in Indoor Activity

Minggu, 21 November 2010

ISO 9004 BAGI ISO 9001 : PENINGKATAN KINERJA ORGANISASI


1.      Dimana ada ISO 9001… Disitu Selalu Ada ISO 9004….

Ibarat pasangan yang serasi …seperti romeo dan Juliet … bak diberi dua … standat ISO 9004 selalu hadir mendampingi ISO 9001. Pada edisi sebelumnya yaiyu edisi ke-2 ISO 9004:2000,kehadirannya berpasangan mendampingi edisi ke-3 ISO 9001,dimana saat itu ISO 9001:2000, dimaksud kan untuk member jaminan mutu produk dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, dan ISO 9004:2000 Digunakan dalam presktif manajemen mutu yang lebih luas dengan memberikan panduan peningkatan kerja.

Saat itu ISO 9001:2000 berisikan persyaratan sutu system manajemen mutu yang dapat digunakan secara internal oleh organisasi, atau untuk sertifikasi, atau sesuai permintaan kontrak dengan pihak tertentu, dan berfokus pada efektivitas sistem manajemen mutu dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Sedangkan ISO 9004:2000 memberikan panduan dalam rentang lebih luas lagi dari tujuan sistem  manajemen mutu dibandingkan ISO 9001:2000, khususnya untuk peninggkatan berkelanjutan kinerja organisasi secara menyeluruh, efisien dan efektif. Atau dalam bahasa sederhananya adalah “ jika menerapkan ISO 9004:2000 sebagai panduan “. Struktur dan isi ISO 9001:2000.

Namun saat ini, pada edisi ke-3 ISO 9004:2009 terjadi perubahan subtansial pada struktur dan isinya. Adapun perubahan besar tersebut difokuskan fokuskan pada “ pengelolahan sukses berkelanjutan suatu organisasi “ dengan kata lain, standar ini memberikan panduan untuk menciptakan sukses berkelanjutan dari suatu organisasi melalui pendekatan system manajemen mutu, termasuk organisasi yang sangat kompleks / rumit, organisai yang sangat menuntut berbagai macam persyaratan , dan organisasi yang selalu berubah.

Sukses berkelanjutan uatu norganisasi tercapai melalui kemampuan organisasi tertentu dalam memenuhi berbagai kebutuhan dan harapan pelanggan serta pihak yang berkepentingan lainnya secara berimbang dalam jangka yang panjang. Sukses berkelanjutan dapat dicapai dengan pengelolaan secara efektif suatu organisasi, melalui kesadaran pada lingkungan organisasinya, dengan pembelajaran, dan dengan penerapan yang tetep antara peningkatan dan inovasi.

ISO 9004:2009 mendorong dilakukannya self asesmen sebagai alat penting untuk meninjau tinggkatan kemanangan organisasi, memcakup kepemimpinan, sterategi, system manajemen, berbagi sumbaer daya proses, dalam rangka mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan serta berbagai  peluang untuk melakukan berbagai peningkatan atau inovasi.

ISO 9004:2009 memberikan padangan yang paling luas pada manajemen mutu di bandingkan dengan ISO 9001:2008 di tunjukan untuk kebutuhan dan harapan dari semua pihak berkepeningan yang relevan, dan menyediakan panduan untuk suatu perbaikan berkelanjutan yang sistematis terhadap seluruh kinerja organisasi. Perluasan model dari suatu setem manajemen mutu yang berbasiskan proses, yang memgabungkan berbagi elemen dari  ISO 9001:2008 dan ISO 9004:2009 dapat dilihat dibawah ini.

            ISO9004:2009 ini dikembangkan untuk memelihara konsistensinya dengan ISO9001:2008 dan juga kesesuaiannya dengan standar sestem manajemen lainya. Berbagai standar tersebut, satu dengan yang lain saling melengkapi, akan tetepi dapat juga digunakan secara mandiri.

2.      Sistematika  dan isi ISO 9004:2009

ISO 9004:2009 terdiri dari 9 klausal dan 3 lampiran. Tiga klausal pertama terdiri dari lingkup, Acuan Normatif,Istilah dan Definisi. Mulai pada klausual 4 sampai 9 adalah isi yang perlu menjadi perhatian untuk ditelaah oleh para pembaca. Sedangkan lampiran A,B, dan C merupakan pelengkap dan alt bantu dari penerapan klausual standar ini.adapun sistematika secara keseluruhan adalah sebagi berikut :

Klausul 1 – Lingkup penggunaan standar ini,
Klausul 2 – Acara normatof yang terkait dengan standar ini, 
Klausul 3 – Definisi yang digunakan dalam stadar ini,
Klausul 4 – Pengelolahan Sukses Berkelanjutan Suatu Organisasi,
Klausul 5 – Strategi dan kebijakan
Klausul 6 – Pengelolaan Sumber Daya,
Klausul 7 – Pengelolahan Proses,
Klausul 8 – Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tinjauan,
Klausul 9 – Peningkatan, Inovasi dan Pembelajaran,
Lampiran  A – Perangkat / Modul Evaluasi Sendiri,
Lampiran  B – Prinsip Manajemen Mutu,
Lampiran  C – Korelasi antara ISO 9004:2009 Dan ISO 9001:2008

3.      Pengelolahan Sukses Berkelanjutan Suatu Organisasi

ISO 9004:2009 memberikan panduan yang ingin mencapai sukses berkelanjutan, yang komitmen pimpinan puncak mengadopsi pendekatan manajemen mutu yaitu berbasis kepada 8 princip manajemen yaitu focus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang dalam organisasi, pendekatan proses, peningkatan sistem manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan factual dalam mengambil keputusan, dan kemitraan yang saling mengguntungkan dengan pemasok.

Selain mengadopsi pendekatan manajemen mutu berbasis pada 8- prinsip manajemen tersebut diatas, organisasi dituntut untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memantau secara teratur perubahan lingkungan yang tidak pasti. Pemantauan ini seharusnya menjadikan organisasi mampu mengidentifikasi, menilai, dan mengelola berbagai resiko yang terkait dengan pihak berkepentingan, dan juga perubahan kebutuhan dan harapannya. Pimpinan puncak sebaiknya member keputusan perubahan organisasi dan inovasinya secara tepat waktu, untuk menjaga dan meninggkatkan kinerja organisasinya.
Pihak berkepentingan adalah berbagai individu dan entitas lainnya yang member nilai tambah pada organisasi, atau, yang berkepentingan dengan, atau di pengaruhi oleh kegiatan dan organisasi. Memenuhi berbagai kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan akan berkontribusi terhadap pencapaian sekses berkelanjutan sesuatu organisasi.

Kebutuhan dan harapan pihak kepentingan adalah berbeda antara satu dengan yang lain, dapat bertentangan dengan pihak berkepentingan lainnya,atau dapat berubah dengan sangat cepat. Kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan dapat dinyatakan dan dipenuhi dengan berbagai cara dan bentuk yang sangat luas, termasuk kolaborasi, kerja sama, negoisasi, subkontak, atau dengan menghentikan suatu kegiatan.

4.      Strategi dan kebijakan

ISO904:2009 memandu bahwa sukses berkelanjutan akan dapat dicapai bila pimpinan puncak menetapkan dan memelihara misi, visi dan nilai organisasi.visi, misi, dan nilai tersebut sebaiknya secara jelas dimengerti, di terima dan didukung oleh personel organisasi, dan jika sesuai oleh pihak berkepentingannya.

Perumusan strategi dan kebijakan organisasi harus jelas visi, misi dan nilai organisasi diterima dan didukung oleh pihak berkepentingan. Perubahan  lingkungan organisasi hendaknya di patau secara teratur, untuk menentukan apakah di perlukan tinjauan untuk merevisi strategi dan kebijakan yang ada saat ini.

Perumusan setrategi organisasi hendaknya mempertimbangkan aktivitas seperti analisis permintaan pelanggan atau tuntutan peraturan,produknya, kekuatannya, kelemahannya, peluang, dan ancaman. Proses yang sudah ditetepkan sebaiknya ada dalam perumusan dan tinjauan strategi organisasinya.

Penerapan strategi dan kebijakan untuk mencapai sukses di perlukan upaya yang tidak mudah, antara lain dengan menjabarkan kedalam sasaran terukur bagi semua tingkatan organisasi. Menetapkan jangka waktu  dan penanggung jawab pencapaian, evaluasi resiko strategis, menyediakan sumber daya, komunikasi efektif (vertical dan horisontal) yang memiliki arti, tepat waktu, berkelanjutan. Komunikasi sebaiknya mencakup mekanisme umpan baik, siklus peninjauan, dan sebagainya juga memasukan persyaratan untuk menjawab perubahan lingkungan organisasi.

5.       Pegelolahan sumber daya

Pengelolahan sumber daya menjadi salah satu rangkaian yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai sukses berkelanjutan. ISO 9004:2009 memberi panduan agar organisasi mengelola 7 sumber daya yaitu : sumber daya finisial, personel dalam organisasi, pengetahuan informasi-teknologi, dan sumber daya alam.

Identifikasi sumber daya internal dan eksternal ini di butuhkan untuk mencapai sasaran organisasi, baik jangka pendek  maupun jangka panjang. Kebijakan organisasi dan metode pengelolahaan sumber daya seharusnya konsisten dengan strategi organisasi. Preses untuk menyediakan, mengolokasikan, memantau, mengevaluasi, memelihara dan melindungi sumberdaya tersebut perlu dilakukan dengan seksama agar sumber daya dapat di gunakan secara efektif dan efisien.

6.       Pengelolaan Proses

Setiap organisasi mempunyai proses spersifik dan bervariasi, tergantung pada tipe, ukuran dan tingkatan kematangan organisasinya. Aktivitas dalam setiap proses sebainya ditetapkan dan di sesuaikan dengan ukuran dan ciri khusus organisasi.

Pengelolahan selulh proses hendaknya dilakukan secara proaktif, tertentu proses yang disub kontrakkan oleh organisasi, untuk memastikan proses tersebut efektif dan efisien mencapai sasaran. Hal ini dapat dapat difasilitasi dengan mengadopsi “ pendekatan proses “ yang mencakup : penetapan proses, saling ketergantungan, hambatan, dan berbagi sumber daya.

Proses dan saling keterkaitannya perlu di tinjau secara berkala dan tindakan yang sesuai sebaiknya di ambil untuk melakukan peningkatan.

Proses aebaiknya dikelolah sebagai satu sistem, dengan menciptakan dan memahami jejaring  proses, urutan dan interaksinya. Pengoprasian secara konsisten dari system ini, di kenal dengan nama “ pendekatan sistem pada manajemen “ . jejaring tersebut dapat dijelaskan menggunakan sesuatu peta proses dan interface-nya.

7.       Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Pengkajian

Dalam upaya mencapai sukses berkelanjutan dalam setiap perubahan dan lingkungan yang tidak pasti, penting bagi organisasi scara berkala nmemantau, mengukur, menganalisa dan meninjau kinerjanya.

ISO 9004:2009 memadu organisasi untuk menetapkan dan memelihara proses untuk memantau lingkungan organisasi, dan juga untuk mengumpulkan dan mengelolah informasi yang diperlukan selain itu, organisasi dipandu untuk mengukur dan menganalisis informasi yang dipelukan terkait dengan indicator kinerja utama organisasi sehingga pengambilaqn keputusan dapt dilakukan secara efektif.
Indicator Kinerja Utama Sbaiknya suatu besaran kuanitatif dan dapat digunakan organisasi unuk menetapkan berbagai sasaran yang terukur, teridentifikasi, terpadu dan perkiraan kecenderungannya dimaanfatkan untuk melakukan berbagai tindakan perbaikan, pencegahan dan peninggkatan yang dilakukan.

Pada klausul ini, ISO9004:2009 juga menjelaskan manfaat dan peran audit internal sebagai proses yang efektif untuk mengetahui berbagai permasalahan, resiko dan ketidaksesuaian, dan penilaian sendiri (self assessment) sebagai tinjauan komprehensif dan sestem matik tentang kegiatan organisasi dan kinerjanya yang terkait daengan derajat kematangan.

Pembandingan (benchmarking) secara internal dan esternal organisasi, menganalisa informasi, dan meninjau informasi untuk meningkatkan kinerja organisasi menjadi topic yang di bahas dalam klausul ini.

8.       Peingkatan, Inovasi dan Pembelajaran

Pada klausul ini, ISO 9004:2009 mendefinisukan secara jelas perlunya inovasi, peningkatan, dan pembelajaran untuk sukses berkelanjutan organisasi. Pembelajaran memberikan dasar untuk peningkatan dan inovasi yang efisien dan efektif.

Peningkatan, inovasi dan pembelajaran dapat berlaku untuk produk, proses dan interface-nya, struktur organisasi, sistem manajemen, aspek manusia dan budaya, prasarana, lingkungan kerja dan teknologi, hubungan dengan pihak berkepentingan yang relevan.

9.       Apa yang dapat disimpulkan ?

Berdasarkan ringkasan sistematika dan isi ISO 9004:2009 yang telah dipaparkan diatas, terbaca dengan jelas bahwa ISO 9004:2009 masih menjadi teman setia bagi ISO 9001:2008 yang selalu mendampingi untuk memberi panduan kepada organisasi agar menerapkan ISO 9001:2008 lebih baik, dan agar organisasi dapat memetik manfaat yang optimal dalam menerapkan sistem manajemen mutu yang tidak hanya sekedar mengikuti trend ataupun hanya untuk selembar sertifikat pengakuan dari lembaga sertifikasi.

Namun tentunya pada edisi ke-3 ISO 9004:2009 ini, sistematika yang disajikan lebih terbuka dan mengalir di banding edisi ke-2 ISO 9004:2000 yang terfokus kepada penjelasan setiap klausul ISO 9001:2000.

Artikel ini semoga lebih memperluas wawasan bagi pemakai ISO 9001, khusus nya semoga berguna bagi para klien IDEA Consultant yang setia. Sampai Jumpa Di Puncak Kejayaan "See You at The Top .... "  SEKALI MELANGKAH PANTANG SURUT ARAH !!!!





2 komentar:

  1. Hai Friend, apa khabar?
    Saya buat postingan baru nich.
    Kalau sempat silahkan mampir di blog saya, yaa…
    http://sosiomotivation.blogspot.com
    Kita bisa berbagi tentang motivasi.
    Selamat menikmati, semoga bermanfaat.
    Thanks.

    BalasHapus